仕事のできる人の習慣は、ここが違う!

みなさん、こんにちは。

仕事をする上では、得する習慣と損する習慣があります。デキる人は「入れたり抜いたり」がスゴい。具体的には、

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  1. デキる人はみんな仕事に「緩急」がある!(ゼロから考えるのは、時間の無駄)
  2. 仕事を上手に「手抜き」する方法がある(TMCで仕組み化する)
  3. 脳の浪費を防ぐ仕組みは「1日5分」(1日5%の時間を仕事の整理のために投資しよう)

その”TMC”というのは、会議を例に取ると、

【T=テンプレート(雛形)】
開催通知メールの雛形をつくっておくことです。…定例会議ならば、同じ文面で十分ですね。

【M=マニュアル(手順書)】
マニュアルというとやや面倒臭そうで気が重くなりますが、簡単に言えば手順書です。手順書は全体像と具体的な作業、順番を示したものです。会議開催ではマニュアルは不要ですが、会議を運営するファシリテーション(進行)であれば、手順やスキルなどが複雑なためマニュアルが効力を発揮します。

【C=チェックリスト(確認項目)】

の3つです。これらを行うメリットとして、

▼TMCの5つのベネフィット

  1. 脳のエネルギーの浪費がなくなる
  2. 作業が短時間で終了する
  3. 最高の手順を標準化できる
  4. 作業の漏れやトラブルを防げる
  5. 他人に任せるときにも使える

の5つを挙げています。

「そんなの当たり前にやっている」という人も結構いるでしょう。特に3つ目のチェックリストは、”To Do リスト”として日々試行錯誤している方も多いでしょう。”To Do リスト”としては、いろいろなスマホのアプリがありますね。毎日、仕事を始める時に、今日一日で何をやるかをリストアップする。できればチームでそれを共有する。それだけで、残業がかなり減るという話も聞いたことがあります(今回の記事でも、「残業時間が圧倒的に減る」とあります)。

1つ目のテンプレートも大事。特に今はメール対応が仕事の一部になっているので、それを効率良くやるのは、とても大事です。毎回毎回ゼロから書いていたら、それだけで相当疲れます。

2つ目のマニュアルも、”マニュアル”と言えば大げさですが、自分なりの仕事メモは、デスクワークの方は誰しもが作っているのではないでしょうか。私もSIコンサルタントをしていた時に、作っていました。”全体像と具体的な作業、順番”という風に整理すれば、雑然とメモを作るより、効果は何倍にもなります。

私も、毎日のブログを書く際に、活用したいです。今日の仕事終わり5分で、明日からどうするか考えよう。

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